Email là việc ai cũng phải làm nhưng ít ai thích. Viết sao cho đủ lịch sự, đúng ý, không dài dòng — nhiều khi mất cả 15 phút cho một cái mail ngắn. AI làm phần khung rất nhanh; việc của bạn là ra lệnh đúng và chỉnh lại cho ra giọng của mình. Bài này cho bạn 6 tình huống thường gặp cùng prompt mẫu — copy, đổi thông tin trong ngoặc, rồi gửi.

Nguyên tắc chung khi nhờ AI viết email

Trước khi vào từng mẫu, nhớ 3 điều để email ra đúng ý ngay từ lần đầu:

• Nói rõ NGƯỜI NHẬN là ai (sếp, khách hàng, đồng nghiệp) — giọng sẽ khác nhau
• Nêu MỤC TIÊU của email trong một câu (muốn người ta làm gì sau khi đọc)
• Yêu cầu độ dài + giọng: “ngắn gọn, lịch sự, dưới 120 từ” dễ dùng hơn một đoạn dài

1. Email xin nghỉ phép

Prompt: “Đóng vai nhân viên văn phòng. Viết email xin nghỉ phép gửi quản lý trực tiếp, giọng lịch sự và chuyên nghiệp, dưới 100 từ. Lý do: [việc gia đình]. Thời gian nghỉ: [2 ngày, 15–16/7]. Có bàn giao công việc cho [tên đồng nghiệp]. Kết thúc bằng lời cảm ơn.”

2. Email từ chối lịch sự (một lời mời, một yêu cầu)

Prompt: “Viết email từ chối [lời mời họp / yêu cầu nhận thêm việc] một cách lịch sự, giữ quan hệ tốt. Nêu lý do ngắn gọn: [đang bận dự án X]. Đề xuất phương án thay thế nếu có: [tuần sau rảnh hơn]. Giọng thân thiện, không cứng nhắc, dưới 100 từ.” Mẹo: bảo AI “từ chối nhưng vẫn để cửa mở” — email sẽ dễ chịu hơn nhiều.

3. Email nhắc việc mà không làm phiền

Prompt: “Viết email nhắc nhẹ [tên người] về [việc/deadline] mà không tạo cảm giác thúc ép hay trách móc. Giọng thân thiện, giả định họ bận chứ không phải quên. Dưới 80 từ, kết bằng câu hỏi mở để họ dễ phản hồi.” Đây là loại email dễ gây khó chịu nhất nếu viết sai giọng — nên để AI làm khung rồi bạn đọc lại.

4. Email xin lỗi khách hàng

Prompt: “Đóng vai nhân viên chăm sóc khách hàng. Viết email xin lỗi khách vì [sự cố giao hàng trễ]. Cấu trúc: thừa nhận lỗi → giải thích ngắn gọn (không đổ lỗi) → nêu cách khắc phục cụ thể [hoàn tiền / gửi lại] → cam kết. Giọng chân thành, không sáo rỗng, dưới 120 từ.” Với email nhạy cảm, luôn đọc kỹ lại trước khi gửi — AI có thể sai chi tiết.

5. Email follow-up sau cuộc họp / báo giá

Prompt: “Viết email follow-up sau [cuộc họp/gửi báo giá] với [khách hàng]. Nhắc lại 2–3 điểm đã trao đổi, xác nhận bước tiếp theo, và đề xuất mốc thời gian. Giọng chuyên nghiệp, chủ động nhưng không hối thúc, dưới 130 từ.”

6. Email đề xuất tăng lương

Prompt: “Viết email xin trao đổi về việc điều chỉnh lương gửi quản lý. Dựa trên: [đã làm 2 năm, hoàn thành dự án X, nhận thêm trách nhiệm Y]. Giọng tự tin nhưng khiêm tốn, tập trung vào giá trị đã đóng góp chứ không so bì. Mục tiêu: xin một buổi trao đổi trực tiếp, không chốt con số trong email. Dưới 150 từ.”

Đừng gửi ngay — chỉnh 3 chỗ này trước

AI cho bạn bản nháp tốt, nhưng email gửi đi là danh tiếng của bạn. Trước khi bấm gửi:

• Đổi lại xưng hô cho đúng văn hoá công ty bạn (anh/chị, tên riêng...)
• Xoá những câu sáo rỗng nghe “máy” — thay bằng một câu thật của bạn
• Kiểm tra chi tiết: tên người, ngày tháng, số liệu AI có thể ghi sai

Viết email chỉ là một trong hàng chục việc bạn có thể giao cho AI. Nếu muốn học cách ra lệnh (prompt) cho AI đúng ý ngay từ lần đầu — không chỉ email mà cả báo cáo, nội dung, tóm tắt — bạn có thể học thử Module 1 miễn phí của khoá AI Foundation trên Soni Learn. Mỗi bài 5 phút, làm thử ngay, hiểu để dùng được vào việc thật.